Адаптация — что нужно автоматизировать?

В процессе адаптации решается множество задач:

проинформировать сотрудника об особенностях работы в компании,
обучить продуктам, технологиям и процедурам,
познакомить с коллегами и руководителями,
поставить цели на период испытательного срока,
обеспечить взаимодействие сотрудника с наставником.

У каждой компании, в зависимости от приоритетов, образуется индивидуальный набор задач и собственный подход к адаптации. Следовательно, индивидуально будут настраиваться и процессы автоматизации.

Что такое адаптация сотрудника на рабочем месте? Это ознакомление человека с новой компанией и изменение его поведения в соответствии с требованиями и правилами организационной культуры. Наиболее эффективной является активная адаптация новичка с использованием организационных мероприятий и социально-психологических методов…

Приняв нового сотрудника на испытательный срок, нельзя его бросать на произвол судьбы — «работай, как знаешь». Новичка необходимо ознакомить с ценностями организации, ее историей, принятыми стандартами поведения и деятельности, правилами микроротации. Нового работника представляют коллегам, помогают сориентироваться в ситуации. Очень важно, чтобы человек чувствовал поддержку и заинтересованность организации в нем, в его способностях.

Вхождение нового сотрудника в коллектив происходит постепенно. На всех этапах необходимы внимание и помощь со стороны руководителей. Управление адаптацией — это активное воздействие на факторы, влияющие на работоспособность человека, предупреждение неблагоприятных последствий.

В компании «Пальмира-Рута» процедура адаптации нового сотрудника состоит из нескольких основных этапов ( приложение 1 ). Она разрабатывается службой персонала; за ее реализацию отвечают линейные руководители.

Приложение №1

Календарь адаптации нового сотрудника в ООО СП «Пальмира-Рута»

Первый рабочий день в центральном офисе

1. Оформление в отделе кадров ООО СП «Пальмира-Рута» в соответствии с Положением о приеме на работу в компанию.
Новый сотрудник в обязательном порядке подписывает документ о неразглашении коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

2. Собеседование с менеджером по персоналу.
Менеджер по персоналу рассказывает новичку о направлениях деятельности компании, о ее сотрудниках и партнерах; вручает буклет «Справочник сотрудника компании «Пальмира-Рута», комментирует его, рассказывает о структуре компании. Оговариваются следующие моменты:

продолжительность рабочего дня;
требования к внешнему виду сотрудника;
перерыв на обед;
организация питания;
регламентированные перерывы на чай/кофе и отдых;
использование телефона в личных целях;
политика компании в отношении сверхурочных работ;
сроки и порядок выплаты зарплаты.

3. Представление новичка сотрудникам офиса.

4. Беседа нового работника с непосредственным руководителем.
Обсуждается круг задач, которые входят в компетенцию новичка, его должностные обязанности согласно должностной инструкции; функции других сотрудников отдела; порядок взаимодействия с руководителем (приемные часы, круг вопросов). Руководитель знакомит новичка с принятыми в отделе методами планирования, отчетности и контроля, назначает наставника из числа опытных работников отдела. Рассматривается план вхождения в должность. Обговаривается порядок взаимодействия с другими отделами.

5. Знакомство с рабочим местом и коллегами отдела. Уточнение расположения рабочего места, его технической оснащенности и комплектации.

6. Знакомство с сотрудниками других отделов, с которыми новый работник будет взаимодействовать по роду своих обязанностей.

Первый рабочий день продавца в магазине (торговые сети «Монарх», brooks)

Введение в должность проходит в четыре этапа, длительность каждого — одна смена.

I этап (первая смена) — подготовительный. Первый рабочий день.
Задача — детальное ознакомление с деятельностью компании.

Получение информации о компании «Пальмира-Рута», ознакомление с порядком и условиями работы:

история организации;
продукция и услуги;
структура управления (включая имена руководителей, расположение отдельных подразделений);
условия труда — установленный рабочий график, отпуска и выходные, льготы для сотрудников;
элементы корпоративной культуры;
требования к оформлению базовых документов компании;
постановка целей;
создание мотивации (возможности увеличения заработной платы, повышения квалификации, должностного роста).
Ответственное лицо: управляющий магазином.

Ознакомление с подразделениями и рабочим местом сотрудника:

представление коллегам;
объяснение распорядка дня;
изучение должностной инструкции;
ознакомление с производственными функциями и особенностями работы магазина;
ознакомление с документами, регламентирующими производственный процесс.
Ответственное лицо: управляющий магазином.
Подготовкой пакета базовых документов занимается служба персонала.

Ознакомление с организацией взаимодействия подразделений компании:

перечень отделов, с которыми новому сотруднику нужно взаимодействовать в процессе работы;
технология взаимодействия подразделений (письменная или устная форма, документы и особенности их оформления, сроки);
возможные сложности производственного процесса;
механизмы решения проблем;
прецеденты.
Ответственное лицо: управляющий магазином.

Второй и третий дни — работа по плану, в конце смены предоставляется отчет.

Управляющий магазином подводит итоги работы во время первой ознакомительной смены и доводит информацию до нового сотрудника.

II этап (вторая смена) — начальный период.
Задача — практическое освоение новичком его обязанностей и требований, предъявляемых администрацией к данной должности.

Подведение итогов. В конце смены управляющий дает первичную оценку соответствия заявленных знаний тем реальным умениям и навыкам, которые имеются у новичка; дает рекомендации новому сотруднику.

III этап (третья смена) — период приспособления.
Задача — включение нового сотрудника в производственный процесс и адаптация к правовым, социальным и организационным требованиям компании; установление межличностных отношений.

Подведение итогов. Управляющий оценивает результаты работы, акцентируя внимание на социально-психологических аспектах: вхождение в коллектив; установление отношений с коллегами; восприятие новой информации; адаптация к новым требованиям, не совпадающим с предыдущим опытом; реакция на критические замечания и т. п.; при необходимости помогает новому сотруднику установить нормальные межличностные отношения.
Ответственное лицо: управляющий магазином.

IV этап (четвертая смена) — завершение периода введения в должность.
Задача — стабильная работа сотрудника.

Новичок действует в пределах своей компетенции согласно плану на смену. В конце смены руководитель подводит итоги периода адаптации и доводит информацию до нового сотрудника и службы персонала.